Käytännöllinen työkalu ajankäytön hallintaan

Ajankäytön hallinta on minulle rakas teema. Edellisessä blogitekstissäni kerroin viikkosuunnitelman olevan tärkein yksittäinen menestystekijämme. Se on hyvin yksinkertainen työkalu, jonka avulla voit suunnitella oman viikkosi aktiviteetit ja varmistua siitä, että olet matkalla oikeaan suuntaan. Minulla oli paha ongelma tavoitteideni kanssa yrittäjätaipaleeni ensimmäisinä vuosina. Oli hyvä asia, että opin valmennuksilla asettamaan tavoitteita. Kuitenkin 8 tapauksessa 10:stä en saavuttanut niitä. Olin suorastaan tulessa aina, kun onnistuin pääsemään tavoitteisiini, mutta epäonnistumisen trendi painoi pahasti mieltä. Kun aloin johtaa myös pientä myyntitiimiä, aloin oikeasti huolestua. Saatoin itse kestää epäonnistumisia, mutta entä he? Aloimme rakentaa viikkosuunnitelmapohjaa, jonka avulla olisi mahdollista suunnitella ja seurata omia tekemisiään ja siten varmistua, että on oikealla ladulla. Parin epäonnistuneen viikkosuunnitelmapohjan jälkeen päädyimme nykyiseen. Se on kaikessa yksinkertaisuudessaan ollut samanlainen jo vuodesta 2009 lähtien. Voit ladata sen itsellesi tästä »

Tässä viisi neuvoa ajankäytön hallintaan ja viikkosuunitelmapohjamme käyttöön, mikäli päädyt kokeilemaan sitä:

1. Ole kyllin realistinen lyhyen aikavälin tavoitteiden kanssa Hyvä ajankäytön hallinta alkaa tavoitteiden asettamisella. Älä yliarvioi kykyjäsi suhteessa tavoitteisiin lyhyellä aikavälillä. Mikään ei tee niin pahaa ajanhallinnalle, kuin kyvyttömyys suoriutua suunnitelluista tehtävistä aikataulussa. Älä ymmärrä väärin: voit silti unelmoida rohkeasti ja suuresti pidemmällä aikavälillä. Isot, pitkän aikavälin tavoitteet pitävät vastaanottimesi auki. Osaat tarttua tavoitteidesi mukaisiin mahdollisuuksiin ja opit jatkuvasti alitajuisestikin uutta tavoitteidesi suuntaisesti. Lyhyen aikavälin tavoitteet ovat kuitenkin erilaisia. Niiden pitää olla saavutettavissa ja sinun täytyy osata rakentaa niiden saavuttamiseen polku.

2. Muunna tavoitteet tekemiseen liittyviksi Pystyäksesi tekemään viikkosuunnitelman, joka on linjassa tavoitteidesi kanssa, sinun täytyy pystyä muuntamaan tavoitteesi käytännön tehtäviksi. Jos työskentelet esimerkiksi myynnin parissa ja tavoitteesi on uusi koti perheellesi, niin rahasumman ja tarvittavan kauppamäärän tiedostaminen ei vielä ole tekemiseen liittyvä tavoite. Saat laskettua tarvittavien myyntikontaktien määrän, kun lisäät peliin oman closing-prosenttisi. Nyt puhumme tekemiseen liittyvästä tavoitteesta, joka on helppo pilkkoa osiin kuukausille, viikoille ja päiville omaan viikkosuunnitelmaasi. Ole jälleen realistinen. Sama toimii minkä tahansa muunkin tavoitteen kanssa. Mikäli tavoitteesi on esimerkiksi nostaa asiakastyytyväisyyttänne 50 prosentilla, listaat vain toimenpiteet, joilla se on saavutettavissa.

3. Suunnittele viikko aina etukäteen Suunnittele seuraava viikkosi jo perjantaina tai viimeistään sunnuntaina. Älä jätä viikkosuunnitelman tekoa maanantaihin. Et koskaan ehdi tehdä kaikkea, vaan on hyvä päättää mitkä asiat ovat kyllin arvokkaita tehtäväksi. Kaikkiin kissanristiäisiin ei kannata osallistua. Jos yrität aloittaa viikkosuunnitelman tekemisen vasta maanantaina, sähköpostisi on jo jälleen täynnä uusia sähköposteja. Ole oman ajankäyttösi herra.

4. Keskity tehtäviin, joilla on suuret seuraukset Keskivertoihminen käyttää suurimman osan ajastaan asioihin, joilla on vähäisiä seurauksia. Ajankäytön hallinnan ammattilainen keskittyy kuitenkin aina tehtäviin, joilla on suuret seuraukset. Kuten Brian Tracy osuvasti kiteyttää, arvon luonti ja myynnin generointi ovat näitä korkeiden seurauksien tehtäviä. Maailman eniten myydyn ajan hallinnan kirjan Eat That Frogin ydinviesti on, että ihminen yleensä välttelee niitä tehtäviä, jotka ovat hänelle psykologisesti vaikeimpia aloittaa. Ole poikkeuksellinen ja aloita aina näistä tehtävistä!

5. Jätä viikkosuunnitelmaan väljyyttä yllätyksille ja johtamiselle Jätä viikkosuunnitelmaasi vähän väljyyttä, varsinkin jos työskentelet esimiestehtävissä. Parhaassa tapauksessa saat useimpina päivinä tehtyä jopa hieman enemmän kuin olet suunnitelmaasi kirjoittanut; esimerkiksi yhden asiakaskontaktin suunnitelemaasi enemmän. Jos jostain syystä (esim. yllätyksistä johtuen) et saa kaikkia tehtäviä hoidettua, päätä mitkä tehtävät siirrät seuraavan viikon viikkosuunnitelmaan. Varmista, ettet lykkää ensimmäisenä niitä tehtäviä, joilla olisi suurimmat seuraukset. Lataa tiedosto Tämän viikkosuunnitelman käyttö on todella palkitsevaa. Jokaista ruksattua ruutua kohti saat palkkioksi voimakkaan etenemisen tunteen. Ei ole parempaa fiilistä mennä kotiin työpäivän tai -viikon jälkeen, kun tiedät, että ”Mulla on työt tehtynä!” Saat näin vapaa-ajastasikin enemmän irti ja olet läsnä perheellesi.